| Venda com emissão da nota fiscal |
| Venda veícular à Pronta entrega |
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O Sistema Siva possui um modulo de operação para venda a pronta entrega . O vendedor ou motorista, percorrem sua rota e realizam as vendas com controle absoluto do estoque do veículo. Em posse de todas informações necessárias, o vendedor emite a nota fiscal dando baixa automática no seu estoque. A impressão é feita por uma impressora matricial ou de cupom fiscal, especialmente projetada para trabalhar em ambientes críticos de impacto e alta temperatura .Este kit de impressão permite a comunicação da impressora com os PDAs através da tecnologia Bluetooth permitindo impressão a maiores distancias.
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CRONOLOGIA E PROCESSO DA VENDA
Carregamento
Esta seção descreve como o sistema será utilizado para executar o carregamento nas unidades distribuidoras. O carregamento é o processo que inicia com a carga produtos no veículo e termina com a entrega do PDA para o motorista. O fluxo básico para o carregamento está descrito abaixo nos parágrafos seguintes.
O processo de carregamento pode ser dividido em:
- Abastecimento físico
- Download de dados.
- Comunicação/Transferência de arquivos
- Importação/atualização da carga
Abastecimento
Nesta etapa, o veículo será abastecido com os produtos em estoque nos CDs pelos operadores da base e conferidos pela nota fiscal de cobertura. Os dados das quantidades dos itens desta nota fiscal serão transferidos para os PDAs em um arquivo chamado Manifesto.
Download de Dados
Nesta etapa do processo de carregamento, serão enviados os arquivos para o coletor de dados (PDA) da estação de trabalho do Sistema de retaguarda instalado no centro de distribuição.
A transmissão de dados poderá ser feita através de uma conexão Wi-Fi padrão 802.11b, dispositivo residente no PDA e um ponto de acesso (Access point) ligado à estação de trabalho da empresa. O recurso de comunicação GPRS também poderá ser utilizado sendo os PDAs do tipo Pdaphone (celular integrado). Para PDAs que não possuam tecnologia sem fio os dados serão transmitidos por cabo de sincronismo.
Estes arquivos conterão dados referentes às operações necessárias para execução do trabalho a campo, tais como, nota fiscal de cobertura de carga, relação de clientes para atendimento, lista de produtos, lista de preços, relatórios para o usuário e setup do usuário e manifesto.
Para que o usuário da distribuição carregue os dados no PDA, ele deverá se logar no coletor de dados com seu login e senha pessoais. Este login poderá ser feito através da leitura de seu crachá de funcionário que contém um código de barras de identificação ou inserindo os dados por digitação no próprio PDA. Desta forma, o operador terá acesso a todas as funções a ele liberadas no sistema.
Comunicação/Transferência de arquivos
O PDA receberá os arquivos compactados em formato ZIP, o qual o sistema Siva Pro irá descompactá-lo e seus dados serão importados para a devida operação do sistema.Esta operação será utilizada a tecnologia de comunicação via WebService a qual descreveremos adiante.
Autorizações/Configurações:
As configurações e autorizações dos usuários serão geradas via web pelo sistema Controle PDA. A cada conexão com o webservice os dados serão atualizados para o PDA, como por exemplo:
- O número da Frota
- Nome do motorista
- Parâmetros de nível de acesso do usuário
- O valor mínimo para o faturamento
- O numero da próxima nota fiscal
- O número de série da nota fiscal
Controle PDA- Configuração dos usuários via web
Processo da venda
Pode ser dividida em:
Consulta de Rota
Solicitação de atendimento por SMS
Ocorrências (Check Point)
Geração da Nota Fiscal
Impressão da Nota Fiscal
Consulta de Rota
A lista de clientes a ser atendida pelo caminhão poderá estar em uma relação de Rota. Se houver a necessidade de abastecer um cliente que não tenha sido enviado o pedido de carga, o sistema prevê que o usuário possa incluí-lo na rota e conseqüentemente autorizá-lo a realizar a nova venda e a emissão da nota fiscal.
Ns visitas da rota que não realizar a venda, poderão ser justificadas no sistema pelo usuário. As opções de negativa de vendas serão fornecidas pelo sistema de retaguarda.
Solicitação de atendimento por SMS
O sistema Siva pode ser customizado para receber também solicitações externas de tarefas como novas visitas não previstas na rota. Com a tecnologia disponível nos PDAphones a retaguarda pode enviar um SMS para o sistema com instruções de execução.
Ocorrências (Check Point)
O sistema possui uma rotina para registro de ocorrências ligadas a operação comercial ou eventos específicos. Este registro pode ser parametrizado para que sejam obrigatórios na operação do usuário ou que ele possa acionar espontaneamente. Os campos de edição podem ser configurados de acordo com a política comercial da empresa. Exemplo:
- Data da ocorrência
- Hora da ocorrência
- Registro do odômetro do veículo em KM
- Motivo da ocorrência
- Cliente da ocorrência
- Custos na ocorrência (pedágio, oficina)
- Justificativa de NÃO venda
- Campo de observação
A cada visita da rota o usuário deverá ou poderá registrar o inicio e final da operação. Estes dados retornarão para a retaguarda juntos aos demais arquivos de retorno.
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Geração da Nota Fiscal
Estoque
O PDA mostrará o inventário de produtos no veículo, para que o motorista saiba qual a quantidade que pode ser vendida a este cliente. O estoque poderá ter classificação de válido para venda ou inválido em caso de operações de troca de mercadorias danificadas.
Natureza de Operação da Nota Fiscal
Identificará que tipo de operação o usuário do PDA irá fazer, tendo como padrão natureza de operação NOTA FISCAL DE VENDA. Está seleção é fundamental para as futuras implementações, pois novos tipos de Natureza de Operação poderão fazer parte do sistema.
Razão Social do Cliente da Nota Fiscal
O usuário seleciona um cliente da lista dos clientes recebidos pela carga de dados, selecionando por Nome, Endereço, Cidade, CNPJ ou CPF, Código, Bloqueados, Rota ou Todos clientes. Observações e bloqueios financeiros poderão ser implementados no sistema.
Condição de pagamento da Nota Fiscal
A condição de pagamento estará amarrada ao cadastro do cliente e poderá ou não ser alterada pelo usuário.
Transportador da Nota Fiscal
O Transportador será fornecido pela carga de dados proveniente do sistema de retaguarda, com informações do veículo, empresa e motorista da entrega.
Itens da Nota Fiscal
Além da descrição dos itens, o sistema Siva possui recursos gráficos capaz de mostrar ao usuário o status do produto identificado por ícones coloridos, como por exemplo, produto em oferta etc.
Formas de aferição de volume
O sistema Siva customizado para o segmento gás tem capacidade de registrar entrada na quantidade abastecida em litros ou em quiilogramas por meios manuais ou automáticos:
Litros – Registra a quantidade em litros abastecida e com as informações da densidade geral definida ou cadastrada para cada cliente calcula a unidade em kg.
Quilogramas- Pode ser registrado manualmente, aferido pela balança no cliente ou capturado automaticamente pelo medidor mássico instalado no veículo.
Impressão da nota fiscal
Nota Fiscal
A próxima etapa do processo de venda é a impressão da Nota Fiscal. O PDA transmitirá os dados para a impressora matricial de 80 colunas, instalada na cabine do veículo por meio sem fio sendo infravermelho IRDA ou por Bluetooth. Com a impressora de 80 colunas poderá ser implementado o uso do boleto bancário de cobrança e desta forma o formulário contínuo será único e possuirá os dois documentos em seqüência.
O PDA solicitará ao usuário que verifique se a impressora está pronta para imprimir e estará aguardando o comando para que a impressão da nota fiscal seja iniciada.
Após a impressão dos documentos, o SIVA solicitará que o usuário confirme se a impressão está correta, caso contrário poderá realizá-la novamente.
Boleto Bancário (opcional)
A impressão do boleto bancário será feita juntamente com a nota fiscal, e as informações contidas serão coletadas durante a venda, tais como Vencimento, Data do Documento, Quantidade e Valor. As demais informações serão fornecidas como parâmetro de identificação para o Banco.
O sistema prevê que o código de barras e o numero do boleto bancário serão gerados e impressos pelo próprio sistema baseado nos dados da NF. Desta forma o boleto terá um vinculo com a nota fiscal em caso de ocorrer anulação da mesma.
Meios de Pagamento
Para operações de pagamento a vista o sistema registra os meios de pagamento da nota fiscal. Pode ser por dinheiro e cheques os quais são registrados. Os valores somados deverão fechar com o total da nota fiscal emitida.
Regime Especial
A Autorização de operação do sistema para funcionar à campo se dá por regime especial, liberado pela Secretaria da Fazenda de cada estado.O processo de solicitação é responsabilidade do cliente e deve ser por ele encaminhado. Fornecemos as informações do sistema e dos equipamentos para preenchimento dos formulários exigidos.
Retorno à base - Prestação de contas
Ao retornar a base de abastecimento o sistema imprimirá um relatório de movimentação de estoque o qual deverá fechar com a contagem física das mercadorias. As notas fiscais também deverão estar todas impressas.
Os arquivos de retorno, gerados pelo sistema Siva, serão também em formato XML. Neles estarão os dados das notas fiscais emitidas, a medição de saída e chegada, relatórios de entregas e as mensagens digitadas pelo usuário. Após a exportação, o sistema irá limpar todos os arquivos com exceção do backup, preparando-o para o recebimento de uma nova carga de dados.
E o momento também de fazer o fechamento financeiro apresentando as formas de pagamento como dinheiro, cheque, cartão ou boleto bancário. Esta composição deverá fechar em valores com a registrada no PDA na hora da venda.
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Características Comerciais
-Diferentes padrões de tela para emissão da nota fiscal de acordo com perfil comercial da empresa.
-Apresentação do preço normal de tabela, preço especial por volume, preço incentivado.
-Opção de apresentação de cinco preços diferenciados pré definidos para escolha direta na hora da venda.
-Desconto ou acréscimo percentual no item.
-Desconto ou acréscimo direto no valor do item.
-Data futura para faturamento.
-Campo para preenchimento do número do pedido.
Veja as vantagens do Sistema Siva
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